Allgemeine Hinweise zum Datenschutz

Wichtige Definitionen

Um die nachfolgenden Regelungen leichter zu verstehen, erklären wir die zentralen Begriffe anhand von Beispielen aus dem Immobiliengeschäft und typischen Szenarien.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugeordnet werden können — etwa Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail sowie Angaben in Kauf- oder Mietverträgen.

Verarbeitung bezeichnet jeden Umgang mit personenbezogenen Daten, etwa Erheben, Speichern, Analysieren, Weiterleiten oder Löschen. Ein Beispiel: Scannen eines Mietvertrags zur Archivierung und gleichzeitige Weitergabe an eine Treuhand zur Zahlungsabwicklung.

Nutzer sind Personen, die unsere Dienste in Anspruch nehmen oder Informationen anfragen, darunter Käufer, Verkäufer, Mieter, Vermieter, Rechtsvertreter und Vermittler.

Dienstleistung umfasst Beratung zu Rechtsformen, Vertragsprüfung, Erstellung von Vertragsentwürfen und die Begleitung von Immobilientransaktionen.

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Endgeräten gespeichert werden, um Sitzungen zu verwalten oder Nutzungspräferenzen zu speichern; wir erläutern konkrete Einsatzszenarien und Optionen zur Verwaltung.

Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur für klar definierte, nachvollziehbare Zwecke. Beispiele und typische Abläufe veranschaulichen, wie Daten in konkreten Mandaten genutzt werden.

• Mandatsaufnahme und Identitätsprüfung zur anlassbezogenen Beratung
• Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Kauf- und Mietverträgen
• Kommunikation mit Mandanten, Gegenparteien und Dienstleistern
• Abrechnung und Verwaltung, inklusive Rechnungsstellung und Zahlungsabgleich
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, z. B. Aufbewahrungspflichten oder Meldepflichten gegenüber Behörden
• Verbesserung unserer Dienstleistungen durch anonymisierte Nutzungsanalysen
• Sicherheits- und Betrugsprävention zur Absicherung von Vertragsprozessen
• Dokumentation und Archivierung von Vertragsunterlagen für spätere Referenzen

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung beruht auf rechtlich zulässigen Grundlagen, die je Zweck variieren. Wir erläutern dies anhand alltäglicher Mandatsszenarien.

• Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung: Verarbeitung zur Erbringung unserer Dienstleistungen (z. B. Vertragsausarbeitung)
• Rechtliche Verpflichtung: Aufbewahrungspflichten oder Nachweispflichten gegenüber Behörden
• Einwilligung: soweit betroffene Personen explizit einer bestimmten Datenverarbeitung zustimmen (z. B. Marketingkommunikation)
• Berechtigtes Interesse: zur Wahrung von Forderungen, Betrugsprävention oder IT-Sicherheit, wenn die Interessen der Betroffenen nicht überwiegen

Ausübung von Betroffenenrechten

Unabhängig von Anwendbarkeit spezifischer Datenschutzgesetze geben wir einen praxisnahen Leitfaden, wie Betroffene ihre Rechte geltend machen können und welche Nachweise in typischen Fällen gefordert werden.

• Recht auf Auskunft: Welche Daten wir zu einer Person speichern und zu welchen Zwecken
• Recht auf Berichtigung: Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten
• Recht auf Löschung: Löschanfragen werden geprüft, dabei sind gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu beachten
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Bei Streit über Richtigkeit oder Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
• Widerspruchsrecht: Bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kann Widerspruch eingelegt werden
• Beschwerderecht: Kontakt zu Aufsichtsbehörden bei berechtigten Einwänden gegen die Verarbeitung

Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen Cookies ein, um Funktionalität bereitzustellen und Nutzungsstatistiken zu erfassen. Konkrete Szenarien zeigen, wann Cookies nötig sind (z. B. Login für Mandantenbereich).

Einsatztypen: notwendige Cookies für Funktionalität, Präferenz-Cookies zur Speicherung von Einstellungen und analytische Cookies für Nutzungsstatistiken.

Kategorien: technisch notwendige Cookies, Performance-Cookies, funktionale Cookies und Marketing-Cookies; Beispiele zeigen jeweilige Einsatzfälle.

Sie können Cookie-Einstellungen über Ihren Browser oder unsere Cookie-Präferenzen auf der Webseite anpassen; für bestimmte Funktionen kann das Deaktivieren Einschränkungen bedeuten.

Detaillierte Cookie-Richtlinie anzeigen

Weitergabe von Daten

Weitergaben erfolgen nur, wenn sie zweckdienlich sind, etwa an Notare, Behörden oder Dienstleister. Anhand praxisnaher Fälle erläutern wir, wann welche Informationen geteilt werden.

• Notare und Grundbuchämter bei Eigentumsübertragungen
• Treuhänder und Banken für Zahlungsabwicklung und Abrechnungen
• Externe Gutachter und Sachverständige zur Objektbewertung
• IT-Dienstleister zur sicheren Bereitstellung der Mandantenplattform
• Behörden auf gesetzlicher Grundlage oder bei rechtlicher Verpflichtung
• Versand von Unterlagen an Rechtsvertreter auf Vollmachtsbasis

Internationale Datenübermittlungen

Bei über Landesgrenzen hinweg erforderlicher Zusammenarbeit, z. B. mit ausländischen Gutachtern oder Behörden, prüfen wir jeweils rechtliche Voraussetzungen und dokumentieren Übermittlungen fallbezogen.

Soweit erforderlich, setzen wir angemessene Schutzmaßnahmen ein, wie Auftragsverarbeitungsverträge oder geeignete Garantien, und dokumentieren die getroffenen Maßnahmen im jeweiligen Fallprotokoll.

Aufbewahrung und Löschung

Aufbewahrungsfristen richten sich nach gesetzlichen Vorgaben und betrieblichen Erfordernissen. Praktische Beispiele zeigen Fristen für Verträge, Rechnungen und Kommunikationsdokumente.

Mandats- und Abrechnungsunterlagen werden in der Regel für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt, typischerweise nach Schweizer Vorschriften mehrere Jahre, sofern keine kürzere Frist zutrifft.

E-Mails und Korrespondenz, die für Vertragsdurchführung relevant sind, werden für die Dauer des Mandats und anschließender gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.

System- und Sicherheitsprotokolle werden nach betrieblicher Notwendigkeit und Sicherheitsanforderungen aufbewahrt, um Vorfälle rekonstruieren zu können.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden Daten sicher gelöscht oder anonymisiert, sofern keine rechtlichen Gründe eine weitere Aufbewahrung erfordern.

Sicherheitsmaßnahmen

RealNform setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen. Die Maßnahmen orientieren sich an Branchenstandards und werden regelmäßig überprüft sowie an ausgewählten Praxisfällen angepasst.

• Verschlüsselung von Datenübertragungen (TLS) und gesichertes Hosting
• Zugriffsmanagement mit rollenbasierten Rechten und regelmäßigen Berechtigungsprüfungen
• Regelmäßige Backups, Monitoring und Prüfprotokolle für Sicherheitsvorfälle

Ausübung der Betroffenenrechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich schriftlich oder per E-Mail an uns wenden. Wir beschreiben den Ablauf anhand typischer Prüfprozesse und Fristen.

• Kontaktformular oder schriftliche Anfrage an RealNform mit Identitätsnachweis zur Bearbeitung von Auskunfts- oder Löschanfragen
• Bearbeitungsfristen, Prüfpflichten und mögliche Einschränkungen aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
• Recht auf Berichtigung: Wenn personenbezogene Daten fehlerhaft oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung verlangen. Beispiel: Ändert sich Ihre Eigentümeradresse nach einem Immobilienkauf, reicht eine Formularanfrage bei RealNform mit Nachweis zur Aktualisierung.
• Recht auf Löschung (Vergessenwerden) unter den gesetzlichen Voraussetzungen: In Szenarien wie Widerruf einer Einwilligung oder unzulässiger Datenverarbeitung kann die Löschung verlangt werden. Praktischer Fall: Löschung von Kontaktdaten nach Abschluss einer Beratung, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Bei strittigen Sachverhalten (z. B. laufender Streit über Eigentumsangaben) kann die Verarbeitung eingeschränkt werden, bis der Sachverhalt geklärt ist. RealNform dokumentiert solche Fälle und schützt die betroffenen Daten zusätzlich.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Wenn Sie Daten bereitgestellt haben, können Sie diese in einem strukturierten, gängigen Format anfordern, etwa bei Wechsel zu einer neuen Verwaltungsplattform für Liegenschaften. Praxisbeispiel: Export Ihrer Vertragsdaten im CSV-Format für einen Notar.
• Widerspruchsrecht: Sie können aus Gründen, die sich aus Ihrer speziellen Situation ergeben, der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen. Beispiel: Widerspruch gegen Direktmarketing per E-Mail nach einem unverlangten Angebot zu Immobilienfinanzierung.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Wenn Sie der Ansicht sind, dass Daten nicht gesetzeskonform verarbeitet wurden, können Sie Beschwerde einreichen, etwa bei einer kantonalen Datenschutzstelle in der Schweiz. RealNform unterstützt Sie durch Bereitstellung relevanter Unterlagen.

Ausübung Ihrer Datenschutzrechte

Anfragen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Datenübertragbarkeit nehmen wir über ein standardisiertes Verfahren entgegen. Reichen Sie Ihre Anfrage mit Identitätsnachweis ein, damit wir personenbezogene Daten sicher zuordnen können. Beispiele: Anfrage zur Aktualisierung eines Kaufvertrags oder Aufforderung zum Export Ihrer Kontakthistorie.

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Wir prüfen und beantworten Anfragen üblicherweise innerhalb von 30 Tagen. In komplexen Fällen, etwa bei umfangreichen Datenbeständen, erfolgt eine Rückmeldung mit Status und erwarteter Bearbeitungsdauer.